Le coffre-fort numérique
Et si vous passiez au bulletin de paie numérique ?
Votre cabinet d’expertise-comptable aux Sables d’Olonne et à La Roche sur Yon, vous propose une solution pour sécuriser la transmission des bulletins de salaire de vos salariés.
Le coffre-fort numérique : notre solution certifiée AFNOR
Vous aurez accès à une plateforme de stockage de documents qui fonctionne avec deux espaces indépendants :
- une interface entreprise,
- un espace salarié individuel.
En tant qu’employeur, vous pouvez déposer facilement et rapidement les documents à transmettre à vos salariés sur leurs espaces personnels : bulletins de salaires, suivi des heures mais également contrats, avenants, notes de service ou autre.
Les salariés auront accès individuellement à leur propre coffre-fort dans lequel ils trouveront les documents que vous leur avez partagés, mais ils pourront également y stocker toute sorte de documents personnels (factures, contrats, etc) dans la limite de 10 Go.
L’ensemble des données stockées dans les coffres-forts sont hébergées en France et les serveurs utilisés répondent au plus haut niveau de sécurisation (horodatage et empreintes d’intégrité).
Les avantages du coffre-fort électronique en tant qu’employeur ?
- Gain de temps : distribuez tous les bulletins de salaire et autres documents en un clic seulement !
Cette solution vous permet de gagner du temps dans la gestion de vos ressources humaines tout en optimisant vos coûts de fonctionnement (économie de papier, d’enveloppes éventuellement de timbres) et en participant à une politique RSE. - Fiabilité
Cette solution garantie la fiabilité et la sécurisation de l’envoi, ainsi aucun risque de mauvaise manipulation ou d’interception des informations par un tiers. - Protection des données personnelles (RGPD)
Cet outil permet de protéger les données personnelles de vos salariés (RGPD). - Durée d’archivage
Les documents déposés sur la plateforme sont stockés pendant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié, afin de remplir les obligations de durée d’archivage.
Les avantages du coffre-fort électronique pour vos salariés ?
La plateforme permet aux salariés de recevoir leur bulletin de salaire dans un coffre-fort numérique et de centraliser tous leurs documents, y compris personnels (factures, avis d’imposition, papiers d’identité…) de façon sécurisée, l’employeur n’a en aucun cas accès aux espaces personnels des salariés.
Concrètement, le salarié pourra :
- Visualiser son bulletin de salaire dès que l’employeur aura effectué son dépôt : une notification lui est adressée par mail à chaque dépôt
- Archiver et centraliser tous ses documents
- Ajouter et supprimer des documents
- Partager facilement ses documents aux personnes de son choix par mail
Les avantages du coffre-fort numérique sont multiples pour le salarié :
- Accès gratuit, illimité* et sécurisé
- Données conservées 50 ans
- Accessible partout, à tout moment
- 10Go de stockage de documents personnels
- L’application est disponible en téléchargement gratuit
*Le salarié pourra toujours accéder gratuitement et sans limite de durée à son espace, y compris en cas de départ de l’entreprise.
La mise en place
La plateforme est compatible avec tous les logiciels de paie et son fonctionnement est très simple :
- Vous importez un fichier PDF contenant l’intégralité de vos bulletins de paie ;
- Le document est automatiquement découpé et distribué dans chaque coffre-fort numérique personnel,
- Votre salarié, après avoir créé un compte (identifiants personnels), se connecte et accède à son espace, où son bulletin de paie sera accessible.
Nos équipes vous accompagnent lors de la mise en place du coffre-fort : paramétrage, communication à vos salariés et lancement de la solution. En complément de notre intervention, la plateforme dispose d’un service clients qui pourra être sollicité s’il y avait la moindre difficulté.
Vos salariés doivent-ils donner leur accord pour la dématérialisation ?
L’article D3243-7 du Code du travail vous autorise à dématérialiser les bulletins de paie sans l’accord de vos salariés. Vous devez simplement les informer de leur droit d’opposition (à l’exception du secteur public, où les agents n’ont pas de droit d’opposition.) Il appartiendra ensuite à vos salariés de manifester leur refus, le cas échéant.
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Vous n’êtes pas encore client du cabinet d’expertise-comptable Accior en Vendée et vous souhaitez être accompagné dans les formalités liées à la mise en place d’un coffre-fort électronique pour vos salariés ? Contactez notre cabinet d’expertise comptable aux Sables d’Olonne au 02.51.95.07.48 ou notre cabinet d’expertise comptable à La Roche sur Yon au 02.51.37.10.14, sinon, via notre formulaire de contact. Notre équipe d’experts vous recontactera dans les plus brefs délais.
